好事例のご紹介

マニュアルが明確になり、業務の遂行がスムーズになった!

【好事例1】A校

所在地
山口県周南市
法人格
学校法人
従業員数
(常勤:非常勤)
29人
(12名:17名)
ハロートレーニング等(※)
受託後の経過年数
22年
提供する
ハロートレーニング等(※)
求職者支援訓練
委託訓練
在職者訓練
認定取得に取り組んだ理由・経緯

平成29年度ガイドライン適合事業所認定のトライアルテストを受けたが認定取得に至らなかったため、今年度、再度ガイドライン適合事業所認定の申請を行った。

県内で1番に認定を取得したいと思ったため。

認定を取得するための取組体制(組織内においてどのような体制で取り組んだのか)

平成29年度のトライアルテスト同様、取組の中心メンバーは、責任者1名、職業訓練サービスの運用管理部門の担当者2名、学校運営の責任者(副校長、事務長)2名、財務関連の担当者1名の計6名で対応した。

ガイドライン適合事業所認定を取得するためのスケジュール、提出書類の確認等を行い、内部での申請書類の認識不足等がないようにするため意識の統一を図り対応した。

認定取得に取り組んで良かった点・取組の効果

法人内のあらゆる業務が、どのマニュアル・手順に基づいて実施されているのかを明らかにできたため、業務がスムーズに行われるようになった。

職業訓練サービスガイドラインの指針に対する理解が深まったことで、職業訓練サービスの質の向上の取組を行うに当たって必要な書類が整理された。その結果、平成29年度のトライアルテスト申請時よりも少ない書類で申請することができた。

取組において苦労した点とその解決策(申請準備や、審査員からの指摘事項への対応等)

自己診断表の「取組の概要」欄の文章表現及びその文章にエビデンスを対応させることに、一番苦労した。自己診断表の「取組の概要」欄は短い文章で明確に表現するようにし、自己診断表の作成後、対応エビデンスを含め複数人で確認を行った。

現地審査については、審査認定機関事務局からの現地確認項目の連絡が直前だったため、準備する時間がなく苦労した。特に財務関係は担当が異なるため、時間がない中、財務担当者からレクチャーを受け、現地審査に備えた。

今後の課題

グループ内6校すべてにおいて職業訓練サービスの質の向上の取組を行っているため、各校がガイドライン適合事業所認定を取得できるようにすることが今後の課題。毎年最低1校は認定を取得する予定である。

グループ各校において、受講者と講師の満足度を更に高めていきたい。

認定取得を検討している事業者へのアドバイス

職業訓練サービスガイドラインをよく理解すること。(特に単語と文章の意味をよく理解する必要がある。)

職業訓練サービスを提供する仕組に関して、職業訓練サービスガイドラインに基づいて必要な記録をしっかり残すこと。

PDCAサイクルを意識して業務を行うこと。

(※)ハロートレーニング等とは、公共職業訓練のうち委託訓練と、求職者支援訓練及び教育訓練給付制度の指定講座のことを言う。

社内の情報共有が強化され、質向上の意識が高まった!

【好事例2】B社

所在地
山口県防府市
法人格
有限会社
従業員数
(常勤:非常勤)
12人
(12名:0名)
ハロートレーニング等(※)
受託後の経過年数
26年
提供する
ハロートレーニング等(※)
求職者支援訓練
委託訓練
在職者訓練
認定取得に取り組んだ理由・経緯

独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構及び労働局からの連絡で、平成29年度ガイドライン適合事業所認定トライアルテストの説明会があることを知り、説明会に出席した。

以前から職業訓練サービスの質の向上への取組及び提供している職業訓練サービス(求職者支援訓練、委託訓練)が職業訓練サービスガイドラインに沿っているのか、自己診断表を使用しながら確認していた。職業訓練サービスの質の向上への取組の方向性が正しいか否かを確認するため、ガイドライン適合事業所認定を申請した。

認定を取得するための取組体制

平成29年からガイドライン適合事業所認定を取得するための取組体制と各自の役割を決めた。

具体的な取組体制として、5名(責任者1名、事務方4名)から成る対応チームを組織した。事務方は2名がペアになり、マニュアル作成、エビデンスの確認・準備をそれぞれ担当した。5名全員が講師業務も担っているため、講師視点からの意見も取入れ易かった。

認定取得に取り組んで良かった点・取組の効果

ガイドライン適合事業所認定を取得するにあたり、職業訓練サービスの質の向上の取組体制が強化された。具体的には、以前は会議内容を口頭で周知していたが、会議ごとに議事録を残すようになったことが挙げられる。そのため、会議に出席していないスタッフにも情報の漏れがなく確実に会議内容を共有することができるようになった。その結果、全スタッフの職業訓練サービスの質の向上の取組に対する意識が高まった。

平成29年度トライアルテスト及び本認定の審査を受けることにより、職業訓練サービスガイドラインに対する理解を更に深めることができた。

取組において苦労した点とその解決策

職業訓練サービスガイドラインの指針等への理解を深めることが難しかった。このため、職業訓練サービスガイドラインを熟読し、メンバー間で読み合わせ及び議論を行い、ガイドラインに基づいた取組を検討した。

申請書類とエビデンスの準備も大変だった。準備したエビデンスが適切なのか、対応チームで検討した。

今後の課題

仕組等が継続的に職業訓練サービスガイドラインに適合しているのか見直し、よりよい職業訓練サービスを提供していくこと。

職業訓練サービスガイドラインに基づき、職業訓練サービスを提供する当社の仕組に関して、必要な事項をすべてを記録し、文書化し、スタッフ間で共有していくこと。

スタッフ及び講師がそれぞれの業務の質を上げていくこと。

認定取得を検討している事業者へのアドバイス

職業訓練サービスガイドラインをよく読んで理解すること。

打ち合わせ等はすべて記録し、手順は文書化すること。

(※)ハロートレーニング等とは、公共職業訓練のうち委託訓練と、求職者支援訓練及び教育訓練給付制度の指定講座のことを言う。

受講生のニーズを踏まえ詳細な案内を行うようになった!

【好事例3】C社

所在地
福岡県福岡市
法人格
株式会社
従業員数
(常勤:非常勤)
9人
(6名:3名)
ハロートレーニング等(※)
受託後の経過年数
14年
提供する
ハロートレーニング等(※)
求職者支援訓練
委託訓練
認定取得に取り組んだ理由・経緯

委託訓練の説明会において、以下の説明を受けたため。

  • 公的職業訓練に関する職業訓練サービスガイドライン適合事業所認定が始まること。
  • ガイドライン適合事業所認定が求職者支援訓練の認定申請と委託訓練の委託先機関の選定において加点要素となることが予定されていること。

社員数が少ないこともあり、業務を口頭ベースで進めてしまうことが多くなっていた。このため、職業訓練サービスの質を更に向上できるように、職業訓練サービスガイドラインに基づいた形で業務を見直し、文書化を進めるため。

認定を取得するための取組体制(組織内においてどのような体制で取り組んだのか)

取組体制としては、責任者1名、作業する事務方2名、講師2名の計5名体制で対応した。

1年位前から社員全員で月に一度話し合いを行い、職業訓練サービスを提供する仕組の文書化及びその仕組が職業訓練サービスガイドラインに適合できているかどうかについて、話し合い、取組を行っていた。

マニュアルの整備については全員で進めた。

認定取得に取り組んで良かった点・取組の効果

少人数の事業所であるため、会議内容を口頭で共有していたが、全て記録に残すようになったことで、当社で実施している業務の段取りが明確になった。また、業務の内容や手順も文書化したことで、社員同士の相互確認や、新人への説明がスムーズになった。

受講生に対して、訓練内容や施設使用上の注意等について細かく説明するようになったため、認定取得の取組前と比べて受講生からの質問が減った。

取組において苦労した点とその解決策

職業訓練サービスを提供する仕組を文書化する際、どこまで具体的に記述するかの判断が難しかった。このため、社員全員で提供している職業訓練サービスの内容を確認し、PDCAサイクルにおいてどの段階にあたるのかを考え、見直しを行い、文書化を進めた。

職業訓練サービスガイドラインの内容が理解しづらかった。社員全員で読み込みを行い、業務と照らし合わせながら、ガイドラインにおいて何を求められているのかを話し合い、理解を深めた。

今後の課題

マニュアル化した業務内容について、社員に対する周知をどのように徹底するか。

現状の仕組を運用しながら、PDCAサイクルも含め見直していきたい。

現状の社員は職業訓練サービスを提供する仕組を理解できているが、今後新たに加わる社員に対して、どのように理解させるのかが重要である。

認定取得を検討している事業者へのアドバイス

通常業務を洗い出す。

PDCAサイクルを意識する。

社員同士で、必要な業務を行っているのかチェックを行う。必要な業務を行っていない場合は、話し合いやフォローが必要となる。また、その業務の必要性について検討することも必要である。

(※)ハロートレーニング等とは、公共職業訓練のうち委託訓練と、求職者支援訓練及び教育訓練給付制度の指定講座のことを言う。

教育訓練事業の財務管理が明確になった!

【好事例4】D社

所在地
岐阜県大垣市
法人格
株式会社
従業員数
(常勤:非常勤)
9人
(6名:3名)
ハロートレーニング等(※)
受託後の経過年数
13年
提供する
ハロートレーニング等(※)
求職者支援訓練
委託訓練
認定取得に取り組んだ理由・経緯

5年位前から職業訓練サービスガイドライン研修を受講し、職業訓練サービスガイドラインを知った。(社内で5名以上が職業訓練サービスガイドライン研修を受講している。)

自己診断表を使用して取組状況を確認したが、職業訓練サービスガイドラインに記載されている内容の対応はできていなかった。マニュアルの整備もあまり進んではいなかった。

平成29年度ガイドライン適合事業所認定トライアルへの参加も検討したが、まだまだ取組が不十分であることがわかり、トライアルテストには申請しなかった。

本年度は取組が進んだため、今まで構築、運用してきた仕組が正しいか、自己満足になっていないか、チェックする意味もあり申請を行った。

認定を取得するための取組体制(組織内においてどのような体制で取り組んだのか)

主として3名を対応中心メンバーとして選出し、それぞれの役割を責任者1名、マニュアル整備2名として決めた。この3名は講師業務も担当するため、講師の視点での取組も行った。

認定取得に取り組んで良かった点・取組の効果

自分たちが構築・運用してきた職業訓練サービスに関する仕組やマニュアルが正しいかどうかについて第三者評価を受けたことで、自分たちの職業訓練サービスの質の向上に対する取組を客観視することができた。

職業訓練サービスガイドライン研修を受講しただけでは理解できなかった複数の職業訓練サービスガイドラインの指針について、研修受講者同士で検討し、理解を深めることができた。一例としては、財務管理について、教育事業とそれ以外の事業をどのように切り分けて考えればよいかが明確になり、業務内容の整理にもつながったことが挙げられる。

当社では、受講生の訓練の進捗状況や理解度を確認するため、「目標点」及び「及第点」という二段階で評価する方法を用いている。今回の審査により、この方法が職業訓練サービスガイドラインにおける「受講生に対するモニタリング方法」に関する指針に即していることが確認でき、安心した。

取組において苦労した点とその解決策

認定審査を受けることが初めてであり、不慣れなため、進め方がわからなかった。

申請には費用がかかるため、申請を行うという判断については稟議を通すことが大変だったが、学校をより良くするという熱意で乗り越えた。

エビデンスの整理が大変だった。エビデンスはあるが、どのエビデンスが職業訓練サービスガイドラインのどの項目に対応するのかわからなかった。

職業訓練サービスガイドラインの内容が難しく、取組の例が少ないと思う。しかし、当社においては、複数人がガイドライン研修を受講していたため、各自の受講内容を共有し補填し合うことで理解が深まった。

当然、会社全体で損益管理や財務管理を行っているが、教育事業だけでの管理は行っていなかった。このため、教育事業の損益管理、財務管理のデータをまとめることは、経理担当も含め大変だった。

マニュアル等の文書化や整理を行う際、求職者支援訓練と委託訓練での条件(基準、要求事項)が異なるため、それらの内容を網羅する基準を決めることに苦労したが、全員で検討し、解決できた。

対応者の作業時間を確保することが大変である。当社では、長い期間をかけ、数年前から職業訓練サービスガイドラインへの適合を考え、仕組を構築したため取組めたと思う。

今後の課題

提供している職業訓練サービスに関する情報(特に受講者情報)を全員で共有し、維持・管理・改善を行っていくことが重要だと考える。

文書化したマニュアルは最低限の内容となっているため、イレギュラー対応等の文書化しきれていない不足部分を追記し、更に具体化し、わかりやすい内容にしていくことが必要である。第三者、特に新しい担当者が理解できるように、マニュアルを更に改善したい。

設備についての対応が後回しになることが多いため、PCソフト、機種のバージョンアップ等を先行的に実施していきたい。

今回の取組で職業訓練サービスの損益管理が明確になったので、今後は更に収益が上がるような集客を行っていきたい。

認定取得を検討している事業者へのアドバイス

ガイドライン適合事業所認定の取得に挑戦することにより、職業訓練サービスを提供する仕組が確認でき、職業訓練サービスの質の更なる向上が図れるため、大変よい取組となる。

ガイドライン適合事業所認定を取得するメリットの1つに、公的職業訓練受託事業者を選定する際の加点があるが、それが認定を取得する第1の目的ではなく、「職業訓練サービスの質をよりよくするため、マニュアル、仕組みを整備する」という意識が重要であると思う。

認定を取得できるかどうか不安に思うかもしれないが、まずは挑戦することが大事である。

職業訓練サービスガイドライン研修受講は必須である。

個人では申請や審査に対応できないので、チームで対応することが重要である。

職業訓練サービスガイドラインを理解するにあたり、自己満足にならないことが重要である。

ガイドライン適合事業所認定を取得するためには、十分な準備が必要である。

新たに配属されたスタッフ等の第三者に職業訓練サービスを提供する仕組を理解してもらうためには、記録が必要である。

求職者支援訓練と委託訓練の違いについては、区別して考えると良い。まとめすぎないことが重要である。

(※)ハロートレーニング等とは、公共職業訓練のうち委託訓練と、求職者支援訓練及び教育訓練給付制度の指定講座のことを言う。

受講生へ説明すべき事項を社内で共有化できた!

【好事例5】E社

所在地
新潟県新潟市
法人格
株式会社
従業員数
(常勤:非常勤)
23人
(10名:13名)
ハロートレーニング等(※)
受託後の経過年数
21年
提供する
ハロートレーニング等(※)
求職者支援訓練
委託訓練
在職者訓練
認定取得に取り組んだ理由・経緯

テクノスクールから連絡、説明があり、ガイドライン適合事業所認定の説明会に出席した。

企業を存続させるため、また、職業訓練サービスの質を更に向上させるために取組んだ。

認定を取得するための取組体制(組織内においてどのような体制で取り組んだのか)

昨年から、認定取得対応チームを立ち上げ、責任者1名、推進役2名(1名はISMS監査員経験者)、実務者2名の計5名を担当者として取組を進めた。当社では2つの事業所について申請を行ったため、それらの事業所にまたがるように対応チームの担当者を決めた。担当者全員が、独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構が実施したガイドライン研修を受講している。

本社ではシステム関連業務を行っている部署がある。その部署に所属しているISMS監査員資格を持つ社員からアドバイスをもらう体制を作った。

認定取得に取り組んで良かった点・取組の効果

訓練に関して受講生に伝えなければならない項目をマニュアルで定めることで、受講生に対して従業員が説明する内容を統一化することができた。

フォルダ名やメールの書き方等、人によって異なりやすい点をマニュアルで規定することで共通化を図った。その結果、各従業員が自分の業務について、会社のマニュアルに沿っているか考えながら進めるようになった。

取組において苦労した点とその解決策

職業訓練サービスガイドラインで求められていることが何か理解しづらかった。(職業訓練サービスガイドライン研修があまり役に立たなかった。)

職業訓練サービスガイドライン研修で解説された内容と、当社における職業訓練サービスガイドラインの解釈との差異が相当大きく、今まで決めてきた基準が正しい基準なのかよくわからなかった。このことを解決するため、ISMS監査員経験者からのアドバイスを受けながら、対応チームにおいて各事業所でのルーチン業務の共通化や文書化に関する議論を行った。

申請書類について理解できなかった箇所については、審査認定機関事務局に確認した。

今後の課題

PDCAサイクルを意識して業務を行うこと。

会社を存続させるため、より質の高い職業訓練サービスにしていかなければならない。

質の高い職業訓練サービスを提供し続けるため、講師や受講者の様々な意見を考慮し、講座実施後に振り返りを行う。その結果を評価し、まとめ、文書化し、有効活用していくことが重要である。

当社は、複数の事業所を有し、それぞれの事業所で業務の捉え方が異なる部分があるが、共通化していくことが必要である。(事業所間で相互に監査し、職業訓練サービスの質の向上を図ることができる。)

認定取得を検討している事業者へのアドバイス

ガイドライン適合事業所認定の申請には費用がかかるため、当社では稟議が必要であった。その稟議が承認されてから認定取得まで半年間あり、スケジュールを立てて取組んでいくことが重要であると思った。

職業訓練サービスガイドライン研修の受講は必須である。

職業訓練サービスガイドラインを理解し、実際にその内容を業務に活かしていくことが重要である。

認定取得対応チームを作り、担当者の役割を決めることが重要である。

(※)ハロートレーニング等とは、公共職業訓練のうち委託訓練と、求職者支援訓練及び教育訓練給付制度の指定講座のことを言う。

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